Politique de confidentialité

Dans cette déclaration de confidentialité, nous expliquons ce que nous faisons avec les données que nous obtenons à votre sujet via https://otomail.ai. Nous vous recommandons de lire attentivement cette déclaration. Lors de notre traitement, nous nous conformons aux exigences de la législation sur la confidentialité. Cela signifie, entre autres, que :

nous indiquons clairement dans quelles finalités nous traitons les données personnelles. Nous faisons cela au moyen de cette déclaration de confidentialité ;
nous visons à limiter notre recueil de données personnelles uniquement aux données personnelles nécessaires à des finalités légitimes;
nous demandons d’abord votre consentement explicite pour traiter vos données personnelles dans les cas nécessitant votre consentement;
nous prenons des mesures de sécurité appropriées afin de protéger vos données personnelles, et nous en demandons autant des parties traitant des données personnelles pour nous;
nous respectons votre droit de consulter, corriger ou supprimer vos données personnelles si vous en formulez la demande.
Si vous avez des questions ou souhaitez savoir exactement quelles données nous conservons, veuillez nous contacter.

1. Finalité, données et durée de conservation

Nous pouvons collecter ou recevoir des informations personnelles pour un certain nombre de raisons liées à nos activités commerciales, notamment les suivantes :

1.1 Enregistrement d’un compte

Dans cette finalité, nous utilisons les données suivantes :

Un prénom et un nom de famille
Une adresse e-mail
Un mot de passe

La base sur laquelle nous pouvons traiter ces données est :

Nécessaire pour l’exécution d’un contrat ou des procédures préliminaires liées à un contrat auquel la personne concernée est partie prenante.

Durée de conservation
Nous conservons ces données jusqu’à la fin du service.

2. Cookies

Notre site web utilise des cookies. Pour plus d’informations sur les cookies, veuillez vous référer à notre Politique de cookies.

3. Pratiques de divulgation

Nous divulguons des informations personnelles si nous y sommes tenus par la loi ou par une ordonnance du tribunal, en réponse à un organisme d’application de la loi, dans la mesure permise par d’autres dispositions de la loi, pour fournir des informations, ou pour une enquête sur une question liée à la sécurité publique.

Si notre site web ou notre organisation est repris, vendu ou impliqué dans une fusion ou une acquisition, vos données peuvent être divulguées à nos conseillers et à tout acheteur potentiel et seront transmises aux nouveaux propriétaires.

4. Sécurité

Nous nous engageons à la sécurité des données personnelles. Nous prenons les mesures de sécurité appropriées pour limiter les abus et l’accès non autorisé aux données personnelles. Cela garantit que seules les personnes nécessaires ont accès à vos données, que l’accès aux données est protégé et que nos mesures de sécurité sont régulièrement revues.

5. Sites web tierces parties

Cette déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux sites web de tierces parties connectés par des liens sur notre site web. Nous ne pouvons garantir que ces tierces parties gèrent vos données personnelles de manière fiable ou sécurisée. Nous vous recommandons de lire les déclarations de confidentialité de ces sites web avant de les utiliser.

6. Modifications apportées à cette déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité. Il est recommandé de consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité afin de prendre connaissance de toute modification éventuelle. De plus, nous vous informerons activement dans la mesure du possible.

7. Accéder à vos données et les modifier

Si vous avez des questions ou souhaitez savoir quelles sont les données personnelles que nous avons à votre sujet, veuillez nous contacter. Vous pouvez nous contacter en utilisant les informations ci-dessous. Vous avez les droits suivants:

Vous avez le droit de savoir pourquoi vos données personnelles sont nécessaires, ce qui leur arrivera et combien de temps elles seront conservées.
Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles que nous connaissons.
Droit de rectification : vous avez le droit à tout moment de compléter, corriger, faire supprimer ou bloquer vos données personnelles.
Si vous nous donnez votre consentement pour le traitement de vos données, vous avez le droit de révoquer ce consentement et de faire supprimer vos données personnelles.
Droit de transférer vos données : vous avez le droit de demander toutes vos données personnelles au responsable du traitement et de les transférer dans leur intégralité à un autre responsable du traitement.
Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données. Nous obtempérerons, à moins que certaines raisons ne justifient ce traitement.
Assurez-vous de toujours indiquer clairement qui vous êtes, afin que nous puissions être certains de ne pas modifier ni supprimer les données de la mauvaise personne.

8. Gestion des données des utilisateurs Shopify

Données collectées:
Dans le cadre de l’utilisation de notre service avec Shopify, nous collectons et traitons uniquement les données personnelles minimales nécessaires pour offrir les fonctionnalités de notre service. Cela inclut des informations sur les commandes tel que le statut des commandes, les dates, les numéros de suivi colis, les adresses de livraison. Ces données sont strictement utilisées pour permettre à notre assistant IA de fournir des réponses automatiques dans les brouillons des e-mails du marchand.

Consentement des utilisateurs finaux:
Nous respectons les choix de consentement des utilisateurs finaux concernant le traitement de leurs données. Les clients des boutiques Shopify peuvent, à tout moment, retirer leur consentement pour certains types de traitement ou d’utilisation de leurs données personnelles. Nous ajustons en conséquence le traitement des données en fonction des décisions de consentement des utilisateurs. Si l’utilisateur retire son consentement pour l’utilisation de ses données à des fins de décisions automatisées, ces données ne seront plus utilisées à cette fin.

Durée de conservation des données:
Les données personnelles des utilisateurs Shopify sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour la fourniture de nos services ou pour respecter les obligations légales. Une fois que les données ne sont plus nécessaires, elles seront supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.

Sécurité et chiffrement des données:
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger les données personnelles des utilisateurs Shopify, y compris le chiffrement des données en transit et au repos. Ces mesures garantissent que les informations sont sécurisées et protégées contre tout accès non autorisé.

Accès aux données par le personnel:
L’accès aux données personnelles des utilisateurs Shopify est strictement limité au personnel autorisé qui en a besoin pour la gestion et la maintenance du service. Nous appliquons des politiques d’accès fondées sur des rôles, garantissant que seules les personnes ayant une justification légitime peuvent accéder à ces informations.

Gestion des incidents de sécurité:
En cas d’incident de sécurité affectant la confidentialité des données personnelles, nous avons mis en place une politique de gestion des incidents de sécurité. Si une violation de données se produit, nous informerons les utilisateurs concernés et les autorités compétentes dans les délais requis par la législation applicable.

9. Utilisation des services WooCommerce

Dans le cadre de notre service, nous collectons et traitons des données provenant de WooCommerce pour gérer les informations relatives aux commandes, de manière similaire à notre intégration avec Shopify. Les données recueillies incluent les informations sur les commandes, telles que les noms, adresses e-mail, adresses de livraison, statuts des commandes, dates de commande, numéros de suivi et détails des produits commandés. Ces données sont strictement utilisées pour permettre à notre assistant IA de générer des réponses automatiques placées en brouillon dans les e-mails pour relecture par le marchand.

La base légale de ce traitement repose sur l’exécution du contrat que nous avons avec nos utilisateurs. Les données collectées via WooCommerce sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la fourniture de nos services ou pour respecter les obligations légales applicables, après quoi elles sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.

Pour assurer la sécurité de vos données, nous appliquons des mesures de protection strictes, incluant le chiffrement des données en transit et au repos, et une politique de gestion des accès aux données fondée sur les rôles, afin que seules les personnes autorisées puissent y accéder.

Nous ne partageons vos données personnelles avec des tiers que dans le cadre de la fourniture de nos services, par exemple avec des services de livraison ou des passerelles de paiement lorsque cela est nécessaire. Tous les tiers avec lesquels nous collaborons respectent également les exigences en matière de confidentialité et de sécurité des données.

Enfin, conformément à la réglementation, vous disposez de droits sur vos données personnelles, notamment le droit d’accès, de rectification, de suppression, de limitation du traitement, de portabilité des données, et d’opposition. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement ou demander l’arrêt du traitement des données personnelles recueillies via WooCommerce en nous contactant via les coordonnées fournies dans cette politique.

10. Utilisation des services Google (API Gmail)

Accès aux données Gmail:
Dans le cadre de l’utilisation de notre service, nous utilisons l’API Gmail pour accéder à vos emails et gérer vos brouillons. Les permissions que vous nous accordez via Google OAuth 2.0 nous permettent de :

Lire vos emails pour les traiter temporairement dans l’application (via le scope …/auth/gmail.readonly).
Gérer et créer des brouillons d’emails dans votre boîte de réception (via le scope …/auth/gmail.compose).

Nous n’accédons à vos emails que de manière temporaire et uniquement pour fournir la fonctionnalité promise.

Utilisation des données Gmail:
Les données Gmail auxquelles nous accédons via les API Google Workspace sont strictement utilisées pour fournir les fonctionnalités nécessaires de l’application Otomail. Toutes les données sont traitées exclusivement en transit, de manière sécurisée, et uniquement dans le but de fournir la fonctionnalité promise. Aucune donnée n’est conservée après traitement, ni stockée sur nos serveurs.

Nous garantissons également que ces données ne sont en aucun cas utilisées pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique généralisés, conformément aux politiques de Google.

Conservation et non-stockage des données Gmail:
Nous ne stockons aucune donnée Gmail sur nos serveurs. Le flux de données transite de manière cryptée et est traité en temps réel pour fournir la fonctionnalité de création de brouillons. Une fois que le traitement est terminé, les données sont automatiquement supprimées. Aucune donnée n’est conservée après traitement.

Partage des données Gmail:
Nous ne partageons, ne vendons, ni n’utilisons les données Gmail pour des fins publicitaires ou commerciales. L’accès à vos emails est limité à l’exécution du service et aucune donnée n’est partagée avec des tiers.

Sécurité des données Gmail:
Nous appliquons des mesures de sécurité robustes pour protéger les données traitées via l’API Gmail. Le flux de données est crypté en transit et au repos pendant toute la durée du traitement. Aucune donnée n’est stockée sur nos serveurs, et nous n’avons pas d’accès direct à vos emails ou à vos brouillons.

Respect des consignes de Google OAuth 2.0:
Nous respectons scrupuleusement les directives de Google concernant les permissions et l’accès aux données Gmail. L’accès aux données est temporaire et limité aux services pour lesquels vous avez donné explicitement votre consentement. Vous pouvez révoquer cet accès à tout moment via les paramètres de notre application en déconnectant votre compte Gmail.
Vous pouvez également gérer ou révoquer à tout moment les permissions accordées à notre application directement depuis votre compte Google en accédant aux paramètres de sécurité et de confidentialité de votre compte.

11. Déposer une plainte

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons (une réclamation concernant) le traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de protection des données.

12. Coordonnées

Ecom Tech
680 route des ramades, 46090 Flaujac Poujols
France
Site web : https://otomail.ai
E-mail : contact@otomail.ai